Describí una tarea, no todo un departamento
Anotá las tareas que el equipo repite y elegí un recorrido por vez. Consultar información de un envío, preparar un contacto para seguimiento o pasar datos de un archivo a un reporte son tareas que podés observar. Automatizar logística, ventas o administración todavía es un objetivo demasiado amplio.
Para cada candidata, completá una ficha breve con un ejemplo real:
- Inicio: qué hecho o archivo pone la tarea en marcha.
- Trabajo actual: qué busca, copia, interpreta o actualiza una persona.
- Salida: qué información o acción necesita quien continúa el proceso.
- Responsable: quién usa la salida y quién revisa una excepción.
- Herramientas: dónde entra la información y dónde debe quedar.
Compará trabajo manual y consecuencias
Observá la misma clase de tarea durante un período que represente el trabajo habitual. Registrá cuántas veces ocurre, los minutos de trabajo que requiere y qué vuelve a hacerse cuando falta información. Separá el tiempo de trabajo del tiempo que un caso queda esperando.
- Repetición: ¿la tarea aparece con frecuencia o sólo en situaciones aisladas?
- Intervención: ¿hay que buscar, copiar o reunir los mismos datos en cada caso?
- Consecuencia: ¿una demora impide continuar una entrega, una conversación o un reporte?
- Comprobación: ¿alguien puede reconocer una salida correcta y detectar un error?
Una buena primera candidata combina un problema que vale la pena resolver con un recorrido que se puede comprobar. Si la tarea se repite pero nadie puede definir una salida correcta, primero hay que aclarar ese proceso.
Comprobá los datos y decidí qué se revisa
Reuní un caso habitual y otro que se resuelva de forma diferente. Comprobá si la información existe, si el equipo puede acceder a ella y si está permitido usarla para ese trabajo. No confirmes una automatización basándote sólo en el ejemplo más prolijo.
- Entrada disponible: identificá el archivo, registro o mensaje y sus campos necesarios.
- Acceso posible: revisá permisos y capacidades de las herramientas antes de prometer una conexión.
- Excepción reconocible: definí qué ocurre si falta un dato, hay dos registros distintos o la fuente no responde.
- Revisión asignada: indicá quién recibe el caso y qué necesita para decidir.
Si faltan accesos, las reglas cambian en cada caso o nadie puede revisar la salida, resolvé esa dependencia antes de automatizar. Una decisión que requiere criterio puede seguir en manos de una persona, aunque se prepare la información que necesita.
Delimitá un primer recorrido con estos ejemplos
Los casos muestran trabajos concretos de ZaTek. Cada ejemplo distingue qué se desarrolló de lo que conviene revisar al evaluar un proceso parecido en tu empresa.
Envíos: reunir información para revisar la operación
El caso: En el ejemplo de Klozer, los procesos de envíos requerían respuestas manuales. ZaTek trabajó para centralizar esa gestión en Slack, con un resumen y la información organizada en un mismo lugar.
Para tu empresa: Elegí una consulta recurrente y definí qué información necesita el equipo, de dónde sale y qué dato faltante obliga a revisar el caso. La primera prueba debe permitir comprobar ese recorrido, antes de abarcar toda la logística.
Contactos: preparar el siguiente paso comercial
El caso: El sistema de Delma Group reúne captura, enriquecimiento y calificación de leads, conversaciones y campañas con un chatbot embebible.
Para tu empresa: Elegí un tramo como preparar un contacto para seguimiento. Definí qué datos necesita la persona que continúa la conversación, qué puede faltar y quién valida la información. El ejemplo no obliga a automatizar todo el recorrido comercial.
Documentos: pasar de una entrada a una salida comprobable
El caso: Para Effect Doctors London, ZaTek desarrolló procesamiento de archivos PDF y CSV, extracción estructurada de biomarcadores y generación de reportes clínicos en PDF.
Para tu empresa: Elegí un tipo de archivo, los campos requeridos y una salida que el equipo pueda cotejar con el original. Definí qué pasa con un archivo incompleto.
Acordá cómo comprobar la primera versión
Antes de construir, escribí qué debe pasar con el caso habitual y con la excepción que elegiste. La persona responsable debe poder comprobar que la salida permite continuar el trabajo, que un dato faltante queda visible y que sabe qué casos debe revisar.
- Compará el mismo recorrido antes y después, con ejemplos de la misma clase.
- Registrá trabajo manual, correcciones y casos pendientes de revisión.
- Comprobá si el equipo encuentra y usa la salida sin reconstruir la información por fuera.
- Revisá las excepciones antes de sumar otra tarea o herramienta.
Menos pasos manuales no demuestra por sí solo un ahorro de dinero. La decisión de ampliar necesita observar cómo funciona el proceso y qué ocurre con el tiempo del equipo. Para una primera conversación, llevá la ficha de la tarea, un ejemplo habitual, una excepción y la salida esperada.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si tengo varias tareas candidatas?
Compará la repetición, el trabajo manual y las consecuencias de cada una. Después comprobá si tenés datos, accesos y una persona que pueda validar la salida. Empezá por un recorrido útil que puedas observar y revisar.
¿Cuándo conviene ordenar el proceso antes de automatizar?
Cuando no está claro qué inicia la tarea, qué salida se necesita o quién resuelve una excepción. También cuando faltan datos o accesos. Aclarar esas dependencias permite evaluar qué parte se puede automatizar.
¿Cuándo conviene usar IA?
Cuando el trabajo requiere interpretar contenido o contexto y se puede definir cómo revisar el resultado. Una conexión entre herramientas o una secuencia definida puede resolverse sin IA. La tarea y su validación orientan la elección.