Describí el trabajo antes de buscar proveedor
Empezá por un recorrido que hoy le quite tiempo al equipo. Por ejemplo, recibir una consulta, registrarla y dejarle a una persona una próxima acción. Elegir la empresa viene después de poder explicar ese trabajo.
- Entrada y salida: Qué inicia el proceso y qué resultado permite darlo por terminado.
- Frecuencia y volumen: Cuántos casos se procesan y cuándo se concentran. Indicá si el dato es medido o estimado.
- Herramientas y datos: Dónde está la información, quién la mantiene y qué acceso se puede autorizar.
- Excepciones y responsable: Qué casos salen del recorrido habitual y quién decide cómo resolverlos.
Herramienta existente, integrador o desarrollo a medida
Son alternativas para evaluar según el mismo problema. Un proveedor puede combinar más de una, pero debe explicar por qué hace falta cada parte.
Configurar una herramienta existente
Tiene sentido si el sistema que ya usás cubre el recorrido con sus funciones o un conector disponible. Pedí una demostración con tus campos y reglas. Confirmá qué plan, permisos y límites necesita.
Contratar un integrador
Puede encajar cuando las herramientas ya resuelven su parte y falta que intercambien información. Comprobá las acciones disponibles, cómo detecta eventos repetidos y qué pasa cuando una conexión falla.
Desarrollar una solución a medida
Conviene evaluarlo cuando las reglas, pantallas o conexiones necesarias no están cubiertas. Pedí un alcance delimitado, etapas comprobables y una explicación de quién podrá operar y modificar lo entregado.
Qué preguntarle a una empresa de automatización
Una presentación o una lista de tecnologías no alcanza para comparar. Pedí respuestas sobre el proceso y evidencia que puedas revisar.
- Experiencia pertinente: ¿Qué trabajo parecido implementaron y qué parte hizo el proveedor? Pedí un caso con entrada, trabajo y salida. Distinguí una demo ilustrativa de una implementación para un cliente.
- Integraciones y accesos: ¿Qué conexión necesita cada sistema y qué pasa si no está disponible? Pedí que identifique los permisos mínimos y quién los autoriza. Una integración pendiente no debe presentarse como comprobada.
- Excepciones y control humano: ¿Qué ocurre con datos incompletos, duplicados o decisiones que requieren aprobación? Pedí ejemplos y quién recibe cada pendiente.
- Pruebas y aceptación: ¿Con qué casos vamos a comprobar que funciona? Pedí resultados esperados y un criterio claro para aceptar cada etapa.
- Operación y fallos: ¿Quién ve un error, cómo se recupera y cómo evitamos procesar dos veces el mismo caso? Pedí el recorrido de recuperación, no solamente una ejecución exitosa.
- Acceso a lo entregado: ¿Qué documentación, datos, configuraciones y código, si corresponde, se entregan? Acordá por escrito los accesos y derechos de uso que necesitás para seguir operando.
- Soporte y cambios: ¿Qué incluye el soporte y cómo se presupuestan mantenimiento y nuevas funciones? Aclaralo antes de comparar el total.
Compará presupuestos con el mismo alcance
Mandá el mismo resumen del proceso a los proveedores. Si una propuesta incluye datos históricos, varias integraciones y mantenimiento, y otra solo conecta dos pasos, los totales no describen el mismo trabajo.
- Trabajo inicial: Diagnóstico adicional, configuración, desarrollo, integraciones y puesta en funcionamiento que incluya la propuesta.
- Costos de operación: Licencias, consumo de servicios, alojamiento y mantenimiento que correspondan. Pedí qué paga tu empresa directamente y qué factura el proveedor.
- Condiciones de entrega: Etapas, ejemplos de prueba, documentación, capacitación y responsable de aceptación que se hayan acordado.
- Límites y dependencias: Qué queda fuera, qué requiere acceso de terceros y cómo se cotiza un cambio de alcance.
Si un costo depende del volumen o de un tercero, pedí que quede identificada la base de la estimación. El importe inicial por sí solo no permite anticipar el costo de operar el flujo.
Pedí una prueba que incluya lo que puede fallar
Acordá una etapa acotada con ejemplos representativos y datos de prueba autorizados. La demostración debe permitir comprobar el resultado de cada caso y ver qué quedó pendiente.
Ejemplo ilustrativo: una consulta debe crear o actualizar una oportunidad y asignar una tarea. Probá una consulta nueva, un evento repetido y una conexión al CRM interrumpida. Definí de antemano qué registro, aviso o revisión esperás en cada situación.
Una demo muestra un recorrido posible. La aceptación de tu implementación requiere comprobarlo con tus herramientas, accesos y reglas. No autorices una extensión de alcance solo porque el primer caso salió bien.
Cuándo evaluar a ZaTek
ZaTek desarrolla software y automatizaciones alrededor de procesos de empresas, con foco en pymes de Argentina. Puede tener sentido conversar si el trabajo atraviesa varias herramientas o requiere reglas propias y querés empezar por un recorrido delimitado.
Estos casos muestran alcances publicados por ZaTek. Sirven para revisar qué se implementó, sin atribuirles resultados económicos o ahorros no medidos.
- Delma Group: Captura, enriquecimiento y calificación de contactos, conversaciones y campañas con un chatbot embebible dentro de un sistema.
- Effect Doctors London: Procesamiento de archivos PDF y CSV, estructuración de biomarcadores y generación de reportes clínicos en PDF.
Si la necesidad ya se resuelve con una función de tu herramienta, compará primero esa opción. Para evaluar un proyecto con ZaTek, traé un ejemplo del trabajo actual a la llamada de diagnóstico. El alcance y las condiciones se confirman para cada proyecto.
Revisar el alcance de Delma Group
Qué llevar a la primera conversación
Un resumen breve permite que la conversación avance sobre el mismo problema. Prepará estos datos sin compartir información sensible que el proveedor todavía no necesita.
- Trabajo actual: Qué hace el equipo, con qué herramientas y quién es responsable.
- Volumen y excepciones: Frecuencia aproximada, casos habituales y situaciones que requieren revisión.
- Resultado esperado: Qué querés dejar de hacer manualmente y qué salida tendría que quedar lista.
- Condiciones: Restricciones de acceso, personas disponibles para validar y cualquier fecha o presupuesto que ya esté definido.
Elegí al proveedor cuando puedas explicar qué va a entregar, cómo lo vas a comprobar y cómo lo va a operar tu equipo. Si esas respuestas siguen abiertas, pedí que se aclaren antes de decidir.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una empresa especializada en IA?
Depende de la tarea. Una conexión o una regla puede resolver un trabajo repetitivo. Si se propone IA, pedí que se explique qué interpreta, cómo se evalúa y qué decisiones requieren revisión humana.
¿Una demo significa que ya puede implementarse en mi empresa?
No. Hay que comprobar las herramientas reales, los permisos, los datos y las excepciones de tu proceso. Una demo ilustrativa no demuestra que esas condiciones ya estén resueltas.
¿Cómo comparo un precio fijo con una propuesta por etapas?
Pedí el alcance, los entregables y el criterio de aceptación de cada etapa. Separá trabajo inicial, costos de operación y cambios. Compará lo que se entrega y sus condiciones, además del importe.
¿Qué pasa si todavía no tengo el proceso documentado?
Podés empezar con un caso real explicado por quien hace la tarea. Reuní las entradas, las herramientas, el resultado y las excepciones conocidas. El relevamiento que falte debe quedar identificado en la propuesta.