Entender el recorrido de la información
Un diagnóstico necesita identificar dónde se registra cada envío, quién actualiza su información y cómo se consulta su estado. También permite distinguir una falta de datos de un problema de seguimiento. La solución depende de esas diferencias.
- Fuentes de información del envío.
- Personas responsables de actualizarla.
- Estados y acciones del proceso.
- Situaciones que requieren revisión.
Qué conexión necesita tu operación
Una importación de planillas puede resolver una carga puntual. Una sincronización necesita definir qué sistema actualiza cada dato, con qué frecuencia y qué ocurre si hay diferencias. Antes de elegir, revisamos el recorrido actual y las capacidades de las herramientas.
- Planillas: campos de origen, datos obligatorios y forma de actualizar la información.
- CRM y WhatsApp: relación entre contacto y conversación, accesos disponibles y permisos de cada herramienta.
- Control humano: qué pasa si falta un dato, una fuente no responde o un caso necesita revisión.
Gestión de envíos en Slack: el caso Klozer
ZaTek trabajó con Klozer para centralizar en Slack procesos de envíos que requerían respuestas manuales del equipo. La información se reunió en un resumen para revisar la operación, como explica Augusto Méndez en el video público del caso.
¿Integrar herramientas, usar un TMS o desarrollar a medida?
La primera decisión es qué parte del trabajo necesita resolver tu equipo. Revisamos si alcanza con conectar las herramientas actuales, si un sistema de gestión de transporte (TMS) cubre el proceso o si queda una necesidad que requiere desarrollo a medida.
- Integrar las herramientas actuales: Cuando los datos ya existen, pero el equipo tiene que copiarlos o reunirlos. Hay que comprobar accesos, permisos y qué sistema mantiene cada dato.
- Evaluar un TMS existente: Cuando necesitás gestionar el transporte de forma más amplia. Conviene comparar sus funciones con tu operación antes de desarrollar una solución propia.
- Desarrollar una herramienta a medida: Cuando un recorrido concreto sigue sin resolverse con las opciones disponibles. Primero se delimitan las entradas, la salida esperada y las excepciones que revisará el equipo.
Si falta una fuente confiable de información, primero hay que definir dónde se registra cada envío y quién actualiza sus datos. Con un ejemplo habitual y una excepción podemos evaluar el primer alcance.
Probá cómo gestionar un envío
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La demo permite probar el recorrido y guarda tus decisiones en este navegador.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta cambiar el sistema actual?
Se evalúa durante el diagnóstico. Una integración o una herramienta complementaria puede ser suficiente según las capacidades del sistema.
¿Qué tarea conviene traer a la llamada?
Una tarea repetida de carga, consulta o seguimiento de envíos, con ejemplos de cómo la resuelven hoy.
¿Se pueden incluir excepciones?
El diseño debe identificar los casos que salen del flujo habitual y definir quién los revisa.
¿Qué necesitamos revisar para definir el alcance?
Un ejemplo del recorrido actual, las herramientas involucradas, los datos que deben pasar entre ellas y las situaciones que requieren una persona. También revisamos accesos y dependencias antes de confirmar una conexión. Con esa información podemos delimitar una primera implementación y evaluar su presupuesto.